Секреты подготовки к офисному переезду

Как переехать и сократить до минимума простои офиса, потери документов, путаницу и неразбериху? Все дело в правильной подготовке офисного переезда!

И первое, что нужно сделать – назначить ответственных людей за подготовку и организацию переезда. Эти функции может выполнять офис-менеджер, секретарь или любой другой работник, достаточно контактный, оперативный, хорошо знакомый со всей деятельностью фирмы. Когда такой человек выбран, подготовка к офисному переезду выполняется пошагово, поэтапно, чтобы учесть все нюансы.

Шаг 1: уведомление сотрудников

Весь персонал и сотрудники компании должны быть уведомлены о том, что офис скоро сменит адрес. Сделать это нужно после того, как поступит официальное решение руководства. Уведомление обычно выполняется устно или в письменной форме, на электронные почты сотрудников. Дополнительно можно вывесить объявление на доске в холле/приемной компании.

Всем сотрудникам важно сообщить:

• точный адрес нового офиса;
• дату переезда;
• схему проезда на личном и общественном транспорте;
• наличие парковки;
• примерное размещение отделов/кабинетов/служб в новом офисе.

После уведомления можно начинать подготовку к самому переезду.

Шаг 2: план офисного переезда

Хорошо начинать подготовку за несколько недель, а лучше за месяц до предполагаемой даты. И первое, что требуется сделать, это составить план работ. В него включаются такие операции:

• Составление списка переезжающих – указание подразделений/отделов, количества сотрудников и кабинетов.
• Поиск компании-перевозчика – нужно выбрать транспортную компанию, которая специализируется на офисных переездах, имеет грузчиков, разнообразный упаковочный материал.
• Подготовка техники, документации, имущества офиса к перевозке – прежде всего составляются списки перевозимых вещей, приобретается разнообразная упаковка: от картонных ящиков до пластиковых пакетов.
• Подготовка нового офиса – нужно примерно распределить кабинеты, подписать их назначение, проверить состояние помещений и холлов.

При разработке плана нужно указывать и временные рамки, сроки по каждому этапу. Также полезно назначить ответственных в каждом отделе/подразделении. Подготовку к переезду и упаковку вещей нужно начинать не позднее, чем за 10 дней до даты.

Шаг 3: выбираем перевозчика

Еще одна важная задача – выбрать транспортную компанию, которая займется погрузкой/разгрузкой и перевозкой офиса. Ответственный за переезд может составить список организаций, указать цены и дать на согласование руководству. При выборе транспортной компании важно учитывать:

• опыт работы, наличие отзывов, рекомендаций;
• гарантии на офисный переезд;
• стоимость услуг, подписание договора;
• наличие в штате грузчиков, такелажников, специальной техники.

Очень полезно вызвать менеджера, который бы на месте оценил сроки, этапы и стоимость офисного переезда, предоставил смету работ. Заключение договора с компанией-перевозчиком обязательно и позволит застраховаться от проблем и потерь денег.

Шаг 4: подготовка своими силами

Этап подготовки к офисному переезду и упаковка вещей обычно производится силами самих сотрудников. Это позволяет сэкономить деньги и обеспечить сохранность всей документации. Что важно учесть при этом:

• Выполняем «расхламление». Переезд офиса – это хорошая возможность пересмотреть все бумаги, документы, папки и утилизировать те, сроки хранения которых уже вышли. «Расхламление» рабочих мест помогает избавиться от старой канцелярии, отжившей техники и всего, что часто накапливается в кабинетах.
• Внимательно относимся к технике, мониторам, проводам. Все мониторы должны по одному быть запакованы в воздушно-пузырчатую пленку, закреплены скотчем и дополнительно убраны в коробки. Обязательно промаркировать и подписать коробки! Провода и кабеля складываются в отдельные ящики, каждый обязательно подписывается и раскладывается по пакетам.
• Упаковка документации и архива. Папки-скоросшиватели лучше всего паковать в картонные коробки, а не в мешки. Коробки обязательно маркируются, указывается вид документации и ответственный за нее. Внутрь полезно положить опись документов. Для удобства перевозки и сохранности - коробка должна весить не больше 20 кг.
• Разборка офисной мебели. Эту работу лучше доверить специалистам, которые не только разберут, но и правильно упакуют все детали и крепеж мебели. Перевозить ее в собранном состоянии не рекомендуется! Исключением являются кресла, стулья.
• Перевозка особо тяжелых и важных предметов. Это касается сейфов, банкоматов, дорогой кожаной или антикварной мебели. Их должны упаковывать и переносить специалисты-такелажники, которые есть в компаниях-перевозчиках.

Продолжаем работу даже в переезд

Простои офиса во время подготовки к переезду должны быть сокращены до минимума. Как это сделать? Первое – уведомить поставщиков, клиентов, партнеров о переезде. Можно сделать это в телефонном режиме, по электронной почте или разослав сообщения. Полезно сразу указывать адрес нового офиса и его телефоны, чтобы клиенты не потеряли с вами связь.

Еще один нюанс – в старом офисе нужно развесить объявления с информацией: куда переехала компания, точный адрес, схема проезда, время работы. В новом офисе нужно заблаговременно позаботиться о вывеске, указателях, проводном интернете и новых номерах телефона.