Гайд по аренде офиса: как правильно арендовать и не переплатить

Поиск офиса может быть более неприятным и утомительным, чем поиск квартиры. Это руководство предназначено для тех, кто нуждается в офисных помещениях и не знает, с чего начать и так сделать процесс легче. Сейчас вы узнаете, как правильно снять офис по шагам.

• ШАГ 1. БЮДЖЕТ
• ШАГ 2. ПОДГОТОВКА
• ШАГ 3. ГДЕ ИСКАТЬ
• ШАГ 4. ВЫБОР СРЕДИ ВАРИАНТОВ
• ШАГ 5. ДОГОВОР АРЕНДЫ
• ШАГ 6. ПОДГОТОВЬТЕ ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
• ШАГ 7. ПЕРЕЕЗЖАЙТЕ

ШАГ 1. БЮДЖЕТ

Прежде чем вы начнете рассматривать варианты офисов, важно знать, каков ваш бюджет. Знание своего бюджета поможет вам сузить свои возможности заранее, основываясь на том, что вы реально можете себе позволить.

ШАГ 2. ПОДГОТОВКА

Что вы ищите? Перечислите ваши требования к будущему офису.

Перечислите свои критерии, зная, что они, конечно, могут меняться в течение всего процесса. Но чем быстрее вы создадите такой список, тем быстрее вы сможете исключить некоторые варианты из поиска.

Критерии, которые важны (перечисляете то, что важно вам):

• район, близость метро;
• этаж;
• площадь офиса;
• наличие парковки;
• наличие коммуникаций: электричество, интернет, вода, тепло;
• наличие охраны;
• дизайн, мебель, оформление;
• особые требования, удобства (например, кафе в пешей доступности, комната для переговоров или что-то еще);
• срок аренды.

Рекомендуем! Обсуждайте все!

Список желательно обсудить с другими заинтересованными сторонами (партнером, коллегой) для обратной связи. Это также поможет вам быстрее вспомнить свои требования и дополнить список.

Читайте также: Полезные лайфхаки по переезду офиса в новое помещение

2. Аренда отдельного помещения или коворкинг?

Если у вас небольшая команда или вы работаете в одиночку и вам просто нужно выйти из дома, коворкинги могут многое вам предложить. Субаренда или совместное пространство, такое как коворкинг, может быть самым разумным вариантом, если вам просто нужно несколько столов в обозримом будущем.

Коворкинги готовы под ключ со столами и стульями, Wi-Fi, декором и часто предлагают такие удобства, как кофе и закуски. Это более доступно и удобно, и реально в большинстве городов. Он также масштабируется по размеру - от пространства в открытом коворкинге до частных офисов для сотен сотрудников, если вы выберете хорошо зарекомендовавшего себя поставщика услуг.

Аренда отдельного офиса требует немного больше усилий. Вам понадобится бюджет на мебель, электричество, телефонные линии, Wi-Fi, декор и кофеварку.

3. Что рядом? Подумайте о том, какие удобства нужны поблизости

Еще одним фактором при аренде вашего офисного помещения, который может повлиять на решение о местоположении, являются близлежащие удобства. Подумайте, есть ли определенные места, которые вам нужно регулярно посещать в деловых целях:

• конференц-зал
• банк
• магазин
• медучреждение

и вы хотите, чтобы они были поблизости.

Рекомендуем! Парковка это важно!

Не стоит жертвовать парковкой. Это еще один важный фактор, который может быть упущен из виду при аренде офисного помещения. Вам нужно убедиться, что поблизости достаточно парковочных мест, чтобы ваша команда действительно могла добраться до работы вовремя без особых хлопот. Охраняемая парковка или выделенная зона - это безусловный плюс.

4. Клиенты найдут?

Если вы принимаете клиентов в офисе, то обязательно предусмотрите это при выборе места/района. Легко ли добраться до офисного здания, которое вы рассматриваете, с автострады или общественного транспорта? Смогут ли они легко его найти?

Читайте также: Пошаговая инструкция по подготовке к переезду

ШАГ 3. ГДЕ ИСКАТЬ

Здесь есть два варианта:

Искать самому: на сайтах и досках объявлений, прозванивая каждый вариант, который подходит. Самостоятельный поиск можно проводить и по улицам - прогуливаться по району и смотреть помещения с вывеской «Аренда»

СРЕДНИЙ СРОК: обычно на самостоятельный поиск уходит 1-1,5 месяца.

Искать через посредников. Компании-посредники имеют свои сайты и базу офисов, поэтому сразу могут предложить вам варианты под конкретные критерии.

СРЕДНИЙ СРОК: посредники найдут для вас офис быстрее, за 1-3 недели, но придется оплатить их услуги.

Рекомендуем! Попросите совета у друга/знакомого.

Вы, вероятно, знаете кого-то, кто уже искал офис раньше. Если они использовали коворкинг-пространство, спросите их об этом опыте. Если они находятся в своем собственном офисе, спросите, как они нашли его и что бы они сделали по-другому, зная, что они делают сейчас. И если у них был хороший опыт работы с посредником, они тоже могут порекомендовать один из них.

ШАГ 4. ВЫБОР СРЕДИ ВАРИАНТОВ

• Точно знайте, в каком состоянии вы получите офис.

  Некоторые офисы не всегда приходят так, как рекламируется. И некоторые из них могут потребовать много работы, прежде чем вы действительно перенесете свои вещи. Если вы хотите точно знать, как будет выглядеть помещение, вы должны задать эти вопросы.

• Место - это важно

  Если у вас уже есть персонал, вам нужно центральное место, до которого легко добраться. Городские бизнес-центры, как правило, престижны, высококлассны и имеют преимущества удобного транспорта, близлежащих ресторанов, магазинов, тренажерных залов и баров для отдыха и общения после работы. В то же время движение и парковка могут быть кошмаром. Отчасти для того, чтобы избежать этих проблем, есть смысл выбирать менее людные места.

• Размер и планировка

  Для растущего бизнеса это может быть самым трудным вопросом. Сколько офисных помещений вам нужно? Вам нужно достаточно места, чтобы вместить то количество сотрудников, которое у вас будет до конца аренды.

  Рекомендуем!

  Чтобы максимально сократить пространство, подумайте о гибком графике и удаленных сотрудниках, которые являются привлекательными вариантами и могут помочь вам привлечь больше талантов.

• Подумайте, как ваш офис будет выглядеть для других

  Нравится вам это или нет, но ваш офис посылает сообщение другим о вашем бизнесе. Если вы выберете здание, которое разваливается, это может сказать клиентам, что вы сильно экономите.

• Есть ли место для встречи

  Помимо просто столов или кабинок, вам нужно будет подумать о некоторых других пространствах, которые могут быть полезны вашей команде. Вам нужен специальный конференц-зал или несколько небольших конференц-залов? Вам нужна кухня или какие - то другие конкретные типы помещений?

• Определяйтесь.

  Сделайте выбор среди тех офисных помещений, которые вы посетили и которые вам приглянулись. Решите, какой из них больше подходит для вашего бизнеса.

  Вот несколько вопросов, которые вы должны задать себе:

  • Удобно ли это место для ваших клиентов?
  • Удобно ли вам это место?
  • Подходит ли это место для моих сотрудников/потенциальных сотрудников?
  • Есть ли здесь свободная парковка?
  • Это доступно?
  • Находится ли он рядом с магазинами (банками, почтовыми отделениями, детскими садами и т. Д.) и другими удобствами, которые являются для вас необходимыми?
  • Можно ли вам сделать ремонт и настроить пространство?
  • Вы можете воспользоваться кухней?
  • Есть ли у моего бизнеса место для роста в этом пространстве?
  • Что говорят нынешние арендаторы об аренде офисов здесь?

  Это всего лишь несколько вопросов для начала. Проверьте этот контрольный список из 20 вопросов, которые вы должны задать себе перед выбором офисного помещения, чтобы получить полезный список вещей, о которых нужно спросить.

• Есть ли место для роста

  Подумайте о дополнительном пространстве, если вы планируете развивать свою команду. Пока вы развиваете свой бизнес, вы можете сдать дополнительное пространство в субаренду другому арендатору для получения дополнительного дохода. (Имейте в виду, что первоначальная аренда должна будет включать в себя варианты субаренды заранее.)

• Определите все затраты сразу

  Обязательно посмотрите на все расходы, связанные с переездом. Рассчитайте общую стоимость аренды, коммунальных услуг, расходов на переезд, расходов на строительство (если таковые имеются) и т.д. И убедитесь, что вы предусмотрели достаточный бюджет на срок аренды!

• Доработка специальных запросов

  Планируете ли вы провести ремонт офисных помещений до того, как переедете сюда? Включает ли договор установку Wi-Fi или какие-либо другие специальные соглашения? Убедитесь, что все эти детали определены до даты переезда!

  Рекомендуем! Оцените срок аренды

  Вы можете сэкономить деньги, подписав более длительный договор аренды, так как арендодатель может взимать более низкую ставку в месяц. Но подумайте - будет ли достаточно вам места через год? Пять лет? Если вы уверены, что места достаточно (или если условия выхода разумны), долгосрочная аренда может быть хорошей стратегией в долгосрочной перспективе.

ШАГ 5. ДОГОВОР АРЕНДЫ

В отличие от аренды квартир, коммерческая аренда может занять некоторое время для переговоров и принятия решения.

• Убедитесь, что договор аренды ясен

  Просто знать, что входит в стоимость, - это одно. Но вы также должны убедиться, что все цены, сроки и положения четко прописаны в договоре аренды. Вы не хотите просто верить своему арендодателю на слово, что некоторые коммунальные услуги включены только для того, чтобы взимать за них плату позже, поскольку это официально не было указано в вашем договоре аренды.

  Рекомендуем! Уточняйте все нюансы

  Убедитесь, что вы понимаете, что входит (и не входит) в указанную арендную плату. Хочет ли домовладелец, чтобы вы платили за коммунальные услуги? Телефон и данные? Уборка снега и льда? Убедитесь, что это ясно, и что это четко прописано в договоре аренды.

• Узнайте, кто отвечает за ремонт

  Ремонт вашего помещения также может представлять собой значительные расходы. Если ваш арендодатель несет ответственность за эти расходы, убедитесь, что он готов позаботиться о них своевременно.

• Стратегия выхода

• Если ваша компания перерастет свое пространство до истечения срока аренды, вам нужно будет понять, как вы можете законно разорвать договор аренды. Часто договоры аренды содержат положения о выходе, просто убедитесь, что вы понимаете, сколько уведомления вы должны дать и сколько это будет стоить. Если в договоре аренды нет никаких положений, обязательно спросите о них перед подписанием!

Загрузить образец договора аренды (60 КБ)

Читайте также: О грузчиках лучше знать все заранее

ШАГ 6. ПОДГОТОВЬТЕ ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Прежде чем вы сможете арендовать офисные помещения, владельцы зданий захотят определить, сможете ли вы заплатить арендную плату! Как правило, владелец потребует страховой залог. Начните собирать важные финансовые документы, включая налоговые декларации, банковские выписки, финансовые справки и банковский аккредитив, чтобы доказать, что вы в состоянии покрыть расходы.

ШАГ 7. ПЕРЕЕЗЖАЙТЕ

Собирайте вещи, переезжай на новое место и сделай его своим! Сделайте свое рабочее пространство креативным и уникальным, добавив свой собственный индивидуальный стиль.